A carta de sentença equivale ao “Formal de Partilha” e/ou “Carta de Adjudicação” expedida pelo Poder Judiciário. São elaboradas pelo tabelião de notas com as cópias de um processo judicial, unidas com fé pública, compondo o título hábil para transferência de bens imóveis e móveis.
Sua utilização se dá em diversos tipos de casos, a exemplo dos mandados judiciais de registro, averbação ou retificação. Utilizam-se também em ações de partilha (divórcio, inventário etc), cartas de arrematação, adjudicação, entre outros.
Cartas de sentença representam uma pluralidade de cópias de documentos que integram os autos de um processo, e são prescritas pelo órgão a que se destina a decisão judicial.
Antes do provimento nº 31/2013, só podia haver a emissão nos fóruns e mediante o pagamento de taxas.
O documento é imprescindível, por exemplo, quando um bem imóvel deixado como herança no inventário deverá ser transferido a um herdeiro. Não se faz a transferência apenas com base na sentença, pois o Cartório de Registro de Imóveis demanda a apresentação de outros documentos para a sua concretização.
Para o cumprimento de outras decisões judiciais, ela também é um instrumento indispensável e possibilita sua realização de forma célere.
A parte interessada ou o advogado apresenta o processo judicial, em meio físico, para o tabelião de notas e indica quais as páginas do processo que deseja que sejam autenticadas para compor a “Carta de Sentença”. O tabelião irá autenticar as páginas e elaborar um termo de abertura e encerramento em papel de segurança utilizado para emissão de certidões. Portanto é feita com cópias autenticadas do processo e termo de abertura e encerramento. Eata também pode ser extraída de processo digital.
A carta de sentença emitida por um cartório fica pronta muito mais rápida que a carta de sentença judicial, pois tem um prazo máximo de cinco dias.