É possível garantir a procedência de documentos públicos nacionais no exterior, assegurando sua utilização e seus efeitos. Assim, documentos como históricos, certificados escolares, escrituras e certidões passam a ser documentos públicos reconhecidos, eliminando procedimentos de legalização, muitas vezes caros e demorados.
É uma autenticação que garante a procedência de um documento público nacional para ser aceito e válido no exterior. Serve para dar às instituições estrangeiras a certeza indubitável de que o documento foi expendido por uma autoridade legítima. A apostila elimina o procedimento de legalização.
A emissão da apostila pode ser requerida presencialmente ou por via postal, pelo interessado (requerente) ou por qualquer outro portador do documento público (apresentante).
Não é possível estabelecer uma lista completa de todos os documentos públicos que podem ser gerados no Brasil. Para orientação geral, a Convenção de Haia enumera quatro categorias de documentos que são considerados “documentos públicos”: a) Documentos provenientes de uma autoridade ou um funcionário oficial ligado a qualquer jurisdição do Estado; b) Documentos administrativos; c) Atos notariais; d) Declarações oficiais. Confirme com o notário a possibilidade de apostilar o documento.